Par Kate Williams, consultante, et Claire Jones, vice-présidente principale
La pandémie mondiale de COVID-19 a peut-être mis « en pause » un certain nombre d’activités commerciales, mais la réaffectation des employés à de nouvelles fonctions se poursuit, de nombreuses entreprises ayant adopté le télétravail et encourageant ceux qui en ont la possibilité à travailler à distance. Comment les employeurs peuvent-ils repenser et formaliser la manière dont ils gèrent l'intégration des nouveaux arrivants dans cette « nouvelle normalité », afin que les personnes qui rejoignent leur organisation à distance se sentent les bienvenues et puissent rapidement devenir efficaces, sans disposer de l'environnement et de l'infrastructure habituels ?
Qu'ils arrivent d'une nouvelle entreprise ou qu'ils changent de poste au sein de leur entreprise actuelle pour s'adapter à l'évolution des besoins, les nouveaux arrivants souhaitent faire bonne impression, être immédiatement opérationnels et prouver leur valeur. Les responsables hiérarchiques veulent montrer au nouveau membre de l'équipe qu'il a fait le bon choix, l'aider à s'orienter au sein de l'organisation ou dans ses nouvelles fonctions, et lui donner le sentiment d'être bien accueilli, à l'aise et prêt à apporter sa contribution.
L'intégration d'un nouvel employé est cruciale : elle donne le ton pour l'ensemble de son expérience au sein de l'entreprise, elle est essentielle pour nouer de nouvelles relations et créer des liens, et c'est le moment le plus crucial pour susciter l'adhésion et garantir l'alignement sur la vision, les valeurs et la culture de l'entreprise.
Comment les responsables des personnes pouvant passer à un environnement de travail virtuel peuvent-ils réussir l'intégration des nouveaux arrivants alors que deux des éléments essentiels d'une intégration traditionnelle — l'environnement physique et la rencontre en face à face avec les collègues — font défaut ?
Voiciquatreétapes simples à suivre qui vous aideront à faciliter la transition, tant pour votre nouveau collaborateur que pour votre entreprise.
1. Engagez le dialogue dès le début.L'arrivée d'un nouveau collaborateur s'accompagne toujours de nombreuses appréhensions, notamment celle de savoir si le poste correspondra à ses attentes et s'il s'intégrera bien à son équipe. Mais aujourd'hui, de nouvelles inquiétudes viennent s'ajouter : celle de savoir si le poste permanent qui lui a été proposé sera réellement « permanent » et s'il parviendra à se sentir intégré à une nouvelle équipe sans interaction en face à face. Pour apaiser ces craintes et donner le ton, engagez le dialogue dès que possible : l’expérience d’un employé commence avant même qu’il ne franchisse la porte (virtuelle). En établissant un flux de communication entre vous et votre nouvelle recrue dans les semaines précédant son arrivée, vous pouvez lui faire savoir ce qui se passe dans votre entreprise et le tenir informé de son futur poste. On ne communique jamais trop pendant cette période. Organisez un appel vidéo informel avec vous-même ou le service des ressources humaines, ou envoyez simplement un e-mail, pour rassurer la personne autant que possible, reconnaître les défis à relever et lui donner l’occasion de poser des questions. C’est une excellente occasion de partager votre propre expérience sur la manière dont votre travail, ou celui de vos équipes, a dû s’adapter, et de créer un environnement sûr permettant à votre nouveau collaborateur d’exprimer ses préoccupations.
2. Simplifiez l'aspect technique. Imaginez ce scénario : c'est votre premier jour de travail, mais votre ordinateur portable est encore en cours de configuration par le service informatique, votre téléphone portable ne sera livré que dans dix jours et vous n'avez même pas encore de identifiant de connexion. Pour certains nouveaux arrivants, c'est là une journée type. La seule chose pire que d'arriver au bureau et de constater que votre équipement n'est pas prêt, c'est de commencer votre nouveau poste depuis chez vous sans disposer de l'équipement nécessaire ! Si le télétravail offre de nombreuses opportunités, celles-ci risquent d’être limitées sans les outils technologiques nécessaires. Réfléchissez dès que possible à ce dont votre nouvelle recrue aura besoin et collaborez avec le service informatique pour tout mettre en place : matériel, logiciels, accès VPN et identifiants ou comptes nécessaires. Contactez d’autres membres de l’organisation qui travaillent peut-être déjà avec des équipes à distance et tirez parti de leur expérience. Discutez avec votre nouvelle recrue de son environnement à domicile : dispose-t-elle de suffisamment d'espace pour le matériel que vous lui envoyez ? Se sent-elle à l'aise à l'idée d'inviter des collègues en visioconférence chez elle ? Planifiez la livraison suffisamment à l'avance en tenant compte de l'emploi du temps de votre nouvelle recrue, et organisez une session d'intégration technique avec le service informatique — vous ne voulez pas que son premier jour (ou pire, sa première semaine) soit un non-événement !
3.Aidez-les à se sentir intégrés à l'équipe — rapidement.Rencontrer de nouveaux collègues et commencer à se constituer un réseau est l'un des aspects les plus importants pour se sentir rapidement intégré à une nouvelle équipe et à une nouvelle organisation. Avec un peu de chance, votre organisation utilise déjà des applications de visioconférence, ou il existe plusieurs alternatives simples à votre disposition. Voici quelques-uns des points essentiels sur lesquels un nouveau collaborateur doit se concentrer :
–Le parrainage: le système de parrainage est un autre excellent moyen d'aider un nouveau venu à s'intégrer, et cela ne devrait pas se limiter au cadre professionnel. Choisissez une personne avec laquelle il pourrait avoir des points communs et à qui il pourra poser les questions qu'il n'oserait peut-être pas poser à son responsable.
–Élargir leur réseau: dès leur arrivée, organisez-leur des réunions virtuelles avec tous les membres de leur équipe et d'autres équipes, ainsi qu'avec les personnes avec lesquelles ils sont susceptibles d'interagir et celles avec lesquelles vous pensez qu'ils pourraient bien s'entendre. Envoyez-leur le programme avant leur arrivée et expliquez-leur avec qui ils vont s'entretenir et pourquoi, et assurez-vous que vos collègues en soient également informés !
–Faites passer le mot: il n'y a rien de pire que de rejoindre une visioconférence où tout le monde se connaît, pour découvrir que personne ne sait qui vous êtes ni pourquoi vous êtes là. Assurez-vous que toutes les personnes concernées soient informées de l'arrivée d'un nouveau participant et de la manière dont il travaillera avec elles.
–Soyez prêt: qu'il s'agisse simplement des logiciels utilisés par votre entreprise ou de formations d'intégration plus approfondies, tous les nouveaux arrivants auront besoin d'une formation avant de pouvoir exceller dans leur poste. Dressez une liste des formations obligatoires et facultatives ainsi que des lectures recommandées afin qu'ils puissent mettre à profit leurs moments libres dès le premier jour.
–Fête de bienvenue: trouvez des occasions de présenter votre nouvelle recrue à ses collègues — lors de réunions d'équipe, par e-mail, et c'est encore mieux si vous pouvez organiser une « fête de bienvenue » virtuelle pour lui montrer à quel point vous êtes ravis de l'accueillir parmi vous. N'hésitez pas à lever votre verre en équipe pour trinquer à la nouvelle recrue ou à prendre une nouvelle photo de groupe pendant votre visioconférence, si cela correspond à votre culture d'entreprise !
–Cadeau de bienvenue: offrir un petit geste à votre nouvelle recrue dès son premier jour est un excellent moyen de lui faire sentir qu’elle est la bienvenue. Plutôt que de lui laisser un cadeau sur son bureau, pensez à un colis qui pourrait lui être livré à domicile : un ensemble de papeterie, un bouquet de fleurs ou même un bon d’achat envoyé par e-mail peuvent donner le ton de son intégration.
4.Soyez minutieux.Le télétravail signifie que les nouveaux arrivants ne pourront pas bénéficier de ces petits détails ni entrer en contact avec leurs collègues aussi facilement. De même, vous ne pouvez pas vous fier à des indices visuels pour savoir quand ils ont besoin de votre aide. Veillez à leur fournir toutes les ressources dont ils ont besoin pour accomplir leur travail et consacrez-leur suffisamment de temps pour les guider et répondre à leurs questions. Plutôt que d'organiser une seule longue réunion, répartissez ces moments de contact sur au moins une semaine. Prévoyez une ou deux réunions d'intégration par jour dans votre agenda pour structurer ces premières semaines et créer des liens. Faites-leur savoir que vous êtes là pour répondre à leurs questions et les aider de toutes les manières possibles.
Pour être efficace, le processus d'intégration demande des efforts : et dans le cas des télétravailleurs, ces efforts sont encore plus importants pour les responsables hiérarchiques et les collègues. Prendre le temps de veiller à ce que votre nouvelle recrue vive une expérience positive, et communiquer clairement à vos autres collaborateurs ce que vous attendez d'eux en matière d'aide et de soutien, facilitera le processus pour tout le monde. Grâce aux avancées technologiques à notre disposition, il n’a jamais été aussi facile d’accueillir de nouveaux employés au sein de nos organisations. Mais en ces temps incertains, les managers ont la responsabilité de veiller à ce que leurs nouveaux arrivants puissent donner le meilleur d’eux-mêmes et qu’ils se sentent encore plus intégrés à l’équipe qu’ils ne le seraient s’ils commençaient au bureau.
Bien sûr, cette crise touche tous les travailleurs, et pas seulement ceux qui peuvent travailler à distance. Il est tout aussi essentiel, en cette période, de garantir un processus d'intégration sans heurts pour les travailleurs essentiels et clés qui doivent se rendre sur leur lieu de travail, ce qui implique de prendre en compte un ensemble de facteurs différents.
Si vous souhaitez discuter de votre expérience d'intégration — qu'il s'agisse de télétravailleurs ou de collaborateurs sur site — avec l'équipede United Minds, n'hésitez pas à nous contacter àl'adresse [email protected]!
