Par Alex Plavin, associé principal, et Morgan Galbraith, directeur

Alors que la pandémie de COVID-19 se poursuit — avec, plus récemment, une recrudescence des obligations vaccinales —, voici ce que les entreprises doivent savoir concernant la mise en œuvre de politiques sur le lieu de travail et la communication avec leur personnel.

L'autorisation récente par la FDAdu vaccin contre la COVID-19 de Pfizer, conjuguée à la propagation croissantedu variant Delta, pousse les entreprises à revoir leurs politiques de vaccination — et ce, dans l'urgence. Des multinationales telles que Disney, Walmart et Tyson Foods ont été parmi les premières à mettre en place des mesures incitatives pour leurs employés et à exiger une preuve de vaccination.

Selon la Society for Human Resource Management, les employés de Disney doivent présenter une preuve de vaccination avant de retourner au bureau. De même,Walmartoffre une prime de 150 dollars à ceux qui se font vacciner, tandis queTyson Foodspropose une prime de 200 dollars à ses employés en première ligne et exigera la vaccination de son personnel syndiqué et de ses nouvelles recrues.

Alors que de plus en plus d'entreprises commencent à rendre la vaccination obligatoire pour leurs employés, il convient d'accorder une attention particulière à la manière dont ces changements de politique sont communiqués et mis en œuvre. Les organisations doivent également se préparer à des réactions vives et variées de la part de leurs employés. En effet, un récent sondageGallupa révélé que deux tiers des employés américains sont soit très favorables (36 %) soit très opposés (29 %) à l'obligation vaccinale.

Cependant, certains éléments indiquent que l'opinion des employés évolue en faveur d'un soutien accru, puisque cette même étude a révélé que 52 % des employés y sont favorables, 38 % s'y opposent et 10 % restent neutres.

Face à ce genre de réactions très contrastées, toute entreprise qui envisage de mettre en place une politique de vaccination obligatoire doit se préparer à faire face à la réticence et à la résistance à la vaccination, et à répondre aux questions les plus pressantes de ses employés.

Cinq points à prendre en compte pour communiquer sur l'obligation vaccinale

Tout au long de la pandémie, nous avons continué à accompagner nos clients dans leurs communications relatives au retour au bureau et à la vaccination. En ce qui concerne la communication sur l'obligation vaccinale, nous avons identifié cinq éléments clés à prendre en compte :

N° 1 : Soyez franc et sûr de vous dans votre décision, sans vous excuser.

Toutes les communications doivent être simples et transparentes. Il faut indiquer très clairement ce que l'entreprise impose, quand et comment — non seulement en ce qui concerne la politique de vaccination obligatoire, mais aussi les autres mesures toujours en vigueur et les nouvelles exigences qui la soutiennent. Cela peut notamment porter sur la manière de prouver sa vaccination, de demander des dérogations légitimes et sur les conséquences en cas de non-respect de la nouvelle politique.

Même si vous ne devez pas vous excuser pour votre décision, il est important de faire preuve d'empathie et de reconnaître que les employés peuvent réagir de différentes manières. Et bien que l'entreprise respecte ces divergences d'opinion, elle a la responsabilité de donner la priorité à la sécurité de son personnel, et la vaccination s'est avérée être la mesure de protection la plus efficace.

N° 2 : Mettre en avant les valeurs de l'entreprise dans les messages et les communications.

La raison d'êtred'une entreprise définit sa raison d'être ; sesvaleursguident les principes sur lesquels repose son activité. Ces deux éléments doivent guider toutes les décisions importantes, y compris la manière dont vous réagissez à la pandémie et les mesures qui en découlent.

Vos communications doivent toujours faire écho à la raison d'être et aux valeurs de votre entreprise. Elles permettent de rappelerpourquoi l'organisationmet en œuvre ces nouvelles politiques : pour tenir la promesse faite à ses employés, à ses clients et aux communautés. C'est un moment crucial pour vos employés et les autres parties prenantes, qui peuvent ainsi voir vos valeurs mises en pratique.

N° 3 : Fournir aux responsables les informations pertinentes au moment opportun.

En matière d'informations sur les vaccins, les employés ne font confiance qu'à quelques sources : des organismes fiables tels que le CDC, l'OMS et le HHS, des personnalités telles quele Dr Anthony Fauci, leurs médecins traitants qui connaissent leurs antécédents médicaux, des responsables locaux dignes de confiance et des « personnes comme eux » qui se sont fait vacciner. En effet, les gens sont plus enclins à passer à l'action si« vous avez parlé à votre voisin, à un collègue, à un cousin ou à un partenaire de golf du fait que vous l'avez fait ».

Au sein d'une organisation, les cadres et les responsables d'équipe constituent le principal canal de communication avec les employés. Ils doivent disposer des informations nécessaires pour soutenir toute nouvelle politique, notamment pour savoir comment aborder la désinformation et répondre aux questions et aux préoccupations.

En tant qu'employeur, cela signifie :

• Aller au-delà des simples notes de service et donner aux responsables les moyens de gérer les questions délicates et de naviguer dans la dynamique de leur équipe lorsque l'entreprise met en place une nouvelle politique.
• Les informer suffisamment à l'avance, avant que l'annonce ne soit diffusée à l'ensemble du personnel, afin qu'ils puissent se familiariser avec les documents fournis, avoir l'occasion de poser des questions et même prendre le temps de gérer leur propre réaction face à cette nouvelle.
• Il faut leur rappeler de ne pas faire de promesses qu’ils ne peuvent pas tenir ; ils doivent s’appuyer sur les ressources de communication internes et ne pas hésiter à dire « Je ne sais pas, mais je vais me renseigner » s’ils ne sont pas en mesure de répondre à une question.
• Encourager les responsables à maintenir des canaux de communication bidirectionnels. Cela peut se faire en fixant des horaires de permanence ou en invitant les employés à engager un dialogue ouvert et à faire part de leurs commentaires.
• Encourageztousles responsables à faire preuve d'attention et d'empathie. Les employés sont aussi des êtres humains. N'oubliez pas que nous traversons une période difficile et que nous faisons tous de notre mieux avec les informations dont nous disposons.

N° 4 : Abordez le sujet qui fâche : quelles sont les conséquences du non-respect de la politique de l'entreprise ?

Certains employés ne seront pas d'accord avec une décision ou une politique, et beaucoup pourraient même être mécontents de la décision d'imposer la vaccination. Dans vos communications, respectez ouvertement les différentes réactions que les employés pourraient avoir et indiquez même clairement que vous savez que tous les employés ne souhaiteront pas suivre ces directives, mais qu'ils comprennent qu'elles ont été mises en place pour contribuer à garantir la sécurité sur le lieu de travail.

L'important est d'être clair sur les conséquences du non-respect de cette politique. Cela peut aller du licenciement immédiat à la mise en congé, ou à d'autres mesures. Et même s'il faut reconnaître qu'il y aura quelques exceptions particulières, celles-ci resteront véritablementdes exceptions.La procédure de demande de dérogation doit être clairement définie.

Gardez à l'esprit que les raisons pour lesquelles certaines personnes hésitent à se faire vacciner sont nombreuses, mais qu'un soutien supplémentaire — faciliter l'accès aux vaccins et aux tests, et diffuser des informations fiables — peut s'avérer utile pour celles et ceux qui envisagent de se faire vacciner. Il est également essentiel de comprendre les raisons de cette réticence à la vaccination et leurs variations d'un employé à l'autre pour répondre aux préoccupations. En saisissant les liens entre la santé et l'équité raciale, vous pouvez vous assurer que la diversité, l'équité et l'inclusion sont intégrées dans vos politiques et vos communications.

N° 5 : Continuez à être à l'écoute de vos employés et à établir des canaux de communication bidirectionnels.

Tout au long de l'année 2020, les dirigeants et les organisations ont su faire preuve d'une grande capacité d'écoute et ont su rester à l'écoute du sentiment des employés. Cette approche devrait être intégrée dans toutes les interactions futures avec les employés, quel que soit le contexte interne ou externe.

Même si cette directive est contraignante et ne peut faire l'objet d'aucune discussion, les dirigeants et les responsables de la communication doivent instaurer une culture ouverte et inclusive qui encourage le dialogue et tient compte des retours des employés. Si l'entreprise ne peut modifier cette directive, elle doit néanmoins continuer à renforcer la confiance de ses employés en leur montrant qu'elle prend leurs préoccupations au sérieux et qu'elle est disposée à faire preuve de souplesse dans d'autres domaines.

Vous hésitez encore à rendre la vaccination obligatoire ?

Pour les entreprises qui hésitent encore à se prononcer sur l'obligation vaccinale ou à mettre en place de nouvelles politiques d'entreprise, téléchargezl'étude « Plan VX »de Weber Shandwick, qui fournit des informations supplémentaires et des éléments de réflexion pour communiquer avec les employés sur ce sujet crucial.

Aucun plan n'est infaillible, mais nous espérons que ces bonnes pratiques et recommandations encourageront les entreprises et leurs dirigeants à répondre aux préoccupations des employés et à franchir les étapes suivantes pour affronter de front le changement et l'incertitude. Même si nous traversons sans aucun doute une période sans précédent, les organisations ont à la fois la possibilité et la responsabilité de dialoguer avec leurs employés de manière réfléchie et régulière.